Bent u een relatie van EMS of wordt u dat binnenkort?

Dan ontvangt u van EMS een mail met de vraag om uw bedrijfsgegevens aan te leveren en/of te controleren. Dit heeft allemaal te maken met het Know Your Customer (KYC) beleid en de aangescherpte wet- en regelgeving rondom Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) en Wft (Wet op financieel toezicht). 

Waarom is KYC belangrijk?

KYC-onderzoek is verplicht volgens de wet. De wetten Wwft en Wft zijn erop gericht om te voorkomen dat financiële organisaties zakendoen met kwaadwillende, criminele partijen. De wet geldt voor alle financiële organisaties, zoals banken en verzekeraars, alsmede voor hypotheekverstrekkers, maar dus ook voor EMS en andere organisaties die het verwerken van transacties aanbieden. Dit onderzoek (ook wel screening genoemd) is dus bij wet nodig om te weten met wie exact zaken worden gedaan. En daarmee voorkomen we dat er transacties worden verwerkt van relaties die doelbewust geld witwassen, belasting ontduiken of terrorisme of andere criminele activiteiten financieren. Know your customer onderzoek is dus voor iedereen van belang omdat hier de algemene veiligheid mee gebaat is.

Volgens de wet is EMS als transactieverwerker daarmee dus verplicht om uw gegevens te controleren en vast te leggen. Dat is ook voor u als ondernemer belangrijk, nietwaar? Voor EMS geldt hetzelfde: het kennen van onze relatie is óók belangrijk.

Het KYC-principe schrijft in basis voor dat een financiële organisatie haar relatie goed dient te kennen, voordat deze daadwerkelijk als relatie kan en mag worden geaccepteerd. In het geval van EMS betekent dit: kunnen helpen met alles dat met betalen en transactieverwerking te maken heeft, te meer omdat we het ook wettelijk verplicht zijn. De wet schrijft tevens voor dat EMS, met regelmaat, een herhaald onderzoek moet opstarten met bestaande klanten – ook dit noemen wij een KYC-onderzoek, waarbij de focus in de meeste gevallen dan ook zal liggen op of er veranderingen hebben plaatsgevonden in uw dienstverlening, of eigendom van uw bedrijf, en is dit onderzoek er daarmee ook op gericht om te onderzoeken of wij u “nog steeds goed kennen”. 

Wat vragen wij van u?

Na de aankondiging per mail of brief zult u binnen twee weken worden benaderd via e-mail voor de verificatie van uw klantgegevens

  1. U ontvangt onze e-mail ‘Verificatie Klantgegevens’.
In de e-mail staat een link naar ons beveiligde klantenportaal waarin u wordt gevraagd uw klantgegevens te verifiëren en een geldig identiteitsbewijs te uploaden.
 
  2. Verifieer bedrijfs- en persoonsgegevens.
Controleer uw bedrijfsgegevens, voer uw persoonsgegevens en die van alle uiteindelijke belangheddende(n) van uw organisatie in, verifieer uw ID en onderteken de UBO verklaring digitaal.
 
  3. EMS voert de KYC-check uit.
Na succesvolle online identificatie (van alle uiteindelijk belanghebbenden) starten wij ons klantonderzoek.

Wat houdt dit onderzoek ofwel  “de screening” in?

Bij dit onderzoek zullen wij u vragen om ons, via een link naar een EMS web portal, van de voor dit onderzoek relevante informatie te voorzien. Hierbij moet u denken aan de volgende zaken:

  • Wie is/zijn de eigenaar/eigenaren van de onderneming?
  • Zijn er nog meer belanghebbenden?
  • Waar wordt de betaalautomaat (voor) gebruikt?
  • Wat zijn de (verwachte) transactiegegevens?

EMS gebruikt Surepay voor de IBAN-naam check van uw bankrekening. U hoeft zich dus niet, zoals u wellicht heeft meegekregen vanuit soortgelijk klantonderzoek van andere financiële instellingen, te verifiëren middels een zogenaamde “1 cent transactie”.

Als de ingevulde gegevens kloppen en wij daar geen vragen meer over hebben, dan is de screening voltooid. Hebben we nog wel vragen, dan nemen wij vanzelfsprekend contact met u op en betekent dit dat het screeningsproces wellicht iets langer zou kunnen duren.

EMS draagt zorg voor een goede en tijdige afronding van het KYC-onderzoek. Aangezien wij niet alleen nu, maar ook in de toekomst ervoor willen zorgen dat ook u beschermd bent tegen oplichters, kan het zo zijn dat wij u nogmaals benaderen voor additionele informatie. Wij waarderen dan ook uw medewerking.

Hoe lang duurt een screening?

Zodra u de door ons gevraagde informatie heeft aangeleverd, start het screeningsproces. Over het algemeen zien wij dat deze screening bij eenmanszaken heel snel kan verlopen. Gaat het echter om meer complex organisaties, zoals een bedrijf met meerdere vestigingen, meerdere eigenaren of om organisaties met een holdingstructuur, dan kan het onderzoek vanzelfsprekend ook iets langer duren. Wij vragen uw begrip hiervoor.

Geldt een screening alleen voor nieuwe klanten, of ook voor bestaande klanten van EMS?

Tot nu toe was de screening alleen voor onze nieuwe relaties en voor bestaande relaties die een wijziging in hun bedrijfsgegevens (bijvoorbeeld een nieuw Kamer van Koophandel nummer) aan ons doorgaven. Echter, ook voor onze bestaande relaties geldt dat er periodieke reviews plaats dienen te vinden, waarbij de inhoud van de screening wordt geactualiseerd met de meest recente (door u aangeleverde) informatie. Als bestaande relatie ontvangt u vanzelf bericht van ons wanneer wij gaan starten met de screening van uw bedrijf. Tot die tijd hoeft u niets te doen.

Nadat de screening is afgerond worden de door u aangeleverde gegevens, relevant voor de KYC-screening, in een beveiligde omgeving bewaard. EMS dient immers (uitsluitend voor de betreffende toezichthouder ( DNB / AFM ) te beschikken over de KYC-gegevens van de actieve relaties.

Hoe weet ik zeker dat dit geen phishing is?

Zoals wij hierboven hebben beschreven, dient EMS vanuit de rol als financiële instelling zijn verplicht alle klantgegevens te controleren en vast te leggen. Dit staat beschreven in de hierboven genoemde wetten Wft en Wwft. Alle financiële instellingen in Nederland moeten hieraan voldoen. Voorafgaand aan het klantenonderzoek zult u van ons bericht ontvangen via het van uw bedrijf bij ons bekende e-mailadres, dan wel per post. Hierin zal altijd gebruik worden gemaakt van het EMS aansluitnummer (ook wel Merchant id. nummer genoemd) als referentie. We zullen u voor additionele informatie benaderen via het e-mailadres kyc@emspay.eu. Vertrouwt u het toch niet helemaal, neem dan contact met ons op via bovengenoemd e-mailadres of het genoemde telefoonnummer. Wij helpen u graag.

Waar kunt u met aanvullende vragen terecht?

Heeft u toch nog vragen voor ons? Wij helpen u graag. U kunt ons bereiken middels e-mail op kyc@emspay.eu, of u kunt ons tijdens kantoortijden telefonisch bereiken op (020) 660 3135. 

Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.